La fonction logistique

La fonction logistique dans l’entreprise concerne la maîtrise globale des flux de produits, de personnes et d’informations en vue de la satisfaction des besoins de sa clientèle aux meilleures conditions économiques et pour un niveau de service déterminé. Le but principal de cette fonction est d’optimiser les sous-systèmes logistiques (approvisionnement, production (ou exploitation), distribution et transport). 


Le contexte et les besoins de l’entreprise

L’entreprise qui a sollicité l’action de la logisticienne fait des prestations de services de maintenance. Ces clients sont répartis entre trois pays de la Cemac(Cameroun, Tchad et  RCA). Sa base est située à Douala au Cameroun. La même entreprise offre des séminaires de formation du personnel dans les domaines de maintenance et opérateur machine.  Suite aux analyses et entretiens faits, l’entreprise rencontre des difficultés à gérer ses flux d’approvisionnement et de personnel. Il se fait ressentir un grand besoin de mise sur pieds d’une fonction autonome, qui pourrait coordonner toutes les activités liées à la circulation des personnes et des biens en intervenant dans les domaines de l’approvisionnement et de l’exploitation. Ci-après, suivent les propositions de la logisticienne.

    

A- la chaine d’approvisionnement 

La fonction logistique en matière d’approvisionnement devra mettre en œuvre les moyens pour assurer la gestion des achats, la gestion des stocks et la gestion de l’approvisionnement des équipes de maintenance dans les différents lieux d’intervention. 

• Les achats : les pièces de rechange sont pour la plus part importées. Une moindre partie des besoins fait l’objet de commandes locales. Les commandes devront être livrées à la Base à Douala et chez les différents clients situés au Cameroun, au Tchad et en RCA.

Assurer un tel service nécessite la mise en place d’un système fiable d’achat de pièces de rechange. Il sera question de définir les principales sources d’approvisionnement, choisir les moyens et formaliser le réseau de transport, remplir les formalités de déclaration en douane dans le cas d’un achat international,  assurer la circulation des colis jusqu’au lieu de livraison final. 
   

Le stockage des pièces de rechanges. Au départ, aucun magasin n’existe. La maintenance étant l’une des activités principales, la nécessité de constituer un stock de sécurité des pièces de rechanges les plus usuelles se fera ressentir en fonction de la croissance de l’entreprise. Il faut anticiper sur ce besoin en menant une étude et en cataloguant l’ensemble des pièces concernées. A1- Les investissements à prévoir : La mise en place d’un ou de plusieurs magasins Achat d’un logiciel pour la gestion des approvisionnements Ressource technologique pour la gestion des stocks (pdf)

A2- Les études à mener sur le terrain  Sélection des prestataires logistiques Méthode de choix des prestataires logistiques  Procédures d’expéditions des marchandises par train Transport ferroviaire des personnes Gestion du parc automobile Autres ressources sur le transport routier    Sélection des fournisseurs Choix des transitaires / commissionnaires  Ressources sur les procédures de déclaration en douanes

B- Fonction logistique et exploitation 

Suite aux études et entretiens faits, le rôle de la fonction logistique dans le département Exploitation se résume aux tâches suivantes : 

• Gestion des équipe de maintenance : à travers la gestion collaborative du planning de maintenance avec en sa partie, l’organisation et la planification des voyages du personnel administratif et de maintenance ;  

• Formation : le dossier « Formation » de l’entreprise entre aussi dans le champ d’activité de la fonction logistique. Son rôle ici concerne l’organisation globale du flux de séminaristes de leur entreprise respective au lieu de formation choisi. Le responsable logistique se chargera de l’obtention des visas, la planification du transport en aller et retour, l’hébergement, la recherche de la salle de formation adéquate, planification de la formation, la gestion de l’après formation… 

D’après cette approche faite sur le rôle de la fonction logistique, il ressort que cette dernière sera à terme décomposée en deux axes :

• L’axe « Approvisionnement » qui sera en charge des achats et de la gestion des stocks
• L’axe « Planification » qui sera en charge particulière de la gestion des flux de personnes (employés et clients confondus) avec l’accomplissement de toutes les formalités nécessaires.

C- Les recommandations pour la mise en place d’un département logistique 

La mise sur pieds de la fonction logistique nécessitera un investissement supplémentaire. Pour la gestion des approvisionnements, l’acquisition d’un logiciel approprié s’avère indispensable. Il servira de base pour le stockage et une meilleure gestion des informations sur les articles, les fournisseurs, les commandes et les coûts engendrés. Une étude sera menée en temps opportun sur la nécessité de constituer un stock de pièces de rechange. L’approvisionnement des équipes de maintenance à l’étranger bénéficiera aussi d’une étude pour la mise en place d’un système de livraison Juste à Temps. 

Plus encore que l’axe « Approvisionnement », l’axe « Planification » nécessite une étude profonde et une identification précise des prestataires logistiques extérieurs avec lesquels l’entreprise va entreprendre des relations de travail durables (transporteurs, agences de voyage, hôtels, fournisseurs, transitaires, commissionnaires …) 

Avant de formaliser les procédures de travail dans le futur département logistique, une étude  minutieuse sera aussi menée sur les principales causes possibles de blocage des processus d’approvisionnement ou de transport (Paiement des factures, lenteur du transport, lenteur des formalités de dédouanement, incapacité ou indisponibilité d’un prestataire …). Il sera alors à terme question de présenter des solutions concrètes en vue de gérer et éviter tous ces blocages (goulets d’étranglement). 

Une fois la fonction logistique créée, le suivi des diverses opérations nécessitera de :

• Mettre en place un tableau de bord logistique

Étape de mise en place d’un tableau de bord. 

D- La validation du projet par le responsable de l’entreprise 

Il reviendra au responsable de l’entreprise de décider lequel des deux axes définis plus haut sera confié au département logistique : L’approvisionnement ? La planification ? Ou alors les deux ? 

Le responsable se penchera ensuite sur le choix des prestataires extérieurs sur la base du tableau d’évaluation et comparatif qui lui sera présenté.